Privacyverklaring

Fieldkeep is een dienst van M2H B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66055210 (contact: mike@fieldkeep.nl). Laatst bijgewerkt: juli 2026.

Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens — naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord van planners en medewerkers.
Werkbon-gegevens — tijden, uren, machines, materialen, afvoer en bijzonderheden die de medewerker inspreekt of typt, plus de klant- en klusgegevens die de planner invoert.
Spraakopnames — de ingesproken werkbon, zodat de planner het origineel kan terugluisteren.
Foto's en handtekeningen — als de medewerker die bij een bon vastlegt.
Gegevens van klanten van het bedrijf — naam, adres en eventueel e-mailadres van de klant bij wie de klus is gedaan, plus de handtekening die deze klant voor akkoord zet. Bij particuliere klanten zijn dat persoonsgegevens.
Vragen en meldingen — stuur je via “Idee of probleem?” een bericht, dan bewaren we dat gesprek met je naam en bedrijfsnaam, en krijgt M2H B.V. er een melding van per e-mail, zodat je antwoord krijgt.
Gebruiksgegevens — technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en misbruik te voorkomen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies; alleen functionele cookies voor het inloggen. Op de telefoon zelf bewaart de app opnames, het lopende concept en nog niet verstuurde bonnen totdat ze verstuurd zijn — dat is nodig om zonder bereik te kunnen werken en gaat niet naar derden.

Waarvoor gebruiken we ze?

Uitsluitend om de dienst te leveren: werkbonnen uitwerken (spraakherkenning en AI-extractie), tonen aan de planner, PDF's en exports maken en het account beheren. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Verwerkers

Voor de dienst schakelen we de volgende verwerkers in:

Google Cloud (EU, regio Nederland — europe-west4) — hosting, database en de opslag van opnames, foto's en handtekeningen.
Google Cloud Speech-to-Text (EU-multiregio) — transcriptie van spraakopnames. De opname gaat daarvoor mee, samen met een lijstje eigen machines, materialen en de namen van de ingeplande medewerkers als context.
Anthropic via Google Vertex AI (EU-multiregio) — het uitwerken van het transcript naar een gestructureerde bon (Claude).
Amazon Web Services (SES) (EU, Frankfurt) — het versturen van e-mail (uitnodigingen, verificatie, werkbon-PDF's).

De AI-verwerkers gebruiken gegevens die via hun API binnenkomen niet om hun modellen te trainen.

Doorgifte buiten de EU

Die is er niet. Hosting, database, opgeslagen opnames, foto's en handtekeningen staan in Nederland. De spraakherkenning en het uitwerken van de bon door AI draaien op EU-endpoints van Google Cloud, in de EU-multiregio. E-mail loopt via Frankfurt. Ook de lettertypen van deze website worden vanaf onze eigen server geleverd, en er staan geen trackers of externe scripts in de pagina's: je browser maakt geen verbinding met een server buiten de EU.

Tot 28 juli 2026 liep de transcriptie via OpenAI in de Verenigde Staten. Dat is niet meer zo; opnames van vóór die datum zijn destijds wél naar de Verenigde Staten gegaan.

Bezoekstatistieken van deze website

We meten hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina's ze bekijken. Dat gebeurt met onze eigen meting op onze eigen servers — niet met Google Analytics of een andere externe partij, en zonder cookies. Daarom zie je hier ook geen cookiemelding.

We bewaren geen IP-adressen. Om bezoekers te kunnen tellen zonder ze te identificeren, maken we van het IP-adres en de browserinformatie een onomkeerbare code (een hash) met een sleutel die elke dag wisselt. Daardoor is dezelfde bezoeker op twee verschillende dagen niet zonder onevenredige inspanning aan elkaar te koppelen. Verder bewaren we welke pagina bekeken is, het soort apparaat (telefoon, tablet of computer) en of iemand de demo startte of een account aanmaakte. Van de verwijzende website bewaren we alleen het adres van de pagina, nooit de zoekopdracht of andere gegevens erachter. Deze statistieken worden na zes maanden automatisch verwijderd.

Bewaartermijnen

Spraakopnames en foto's bij de bon worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die het bedrijf instelt (standaard 90 dagen). De uitgewerkte werkbon blijft bestaan, inclusief de uitgeschreven tekst van wat er ingesproken is: de opname zelf is dan weg, de uitgetypte inhoud niet.
Handtekeningen blijven bij de bon bewaard zolang het bedrijfsaccount bestaat: ze zijn het bewijs dat de klant akkoord gaf.
Werkbonnen en klusgegevens blijven bewaard zolang het bedrijfsaccount bestaat — het zijn de administratieve gegevens van het bedrijf.
Bij het verwijderen van het bedrijfsaccount worden alle gegevens (bonnen, opnames, foto's, handtekeningen, klanten, gebruikers) definitief verwijderd. Alleen geanonimiseerde tellers van het AI-verbruik blijven staan voor de kostenadministratie; daar is na verwijdering geen persoon meer aan te koppelen.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en op bezwaar tegen of beperking van de verwerking. Werk je bij een bedrijf dat Fieldkeep gebruikt, of ben je klant van zo'n bedrijf, neem dan eerst contact op met dat bedrijf: dat is voor de werkbonnen de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn daarbij verwerker. Voor de accountgegevens en de bezoekstatistieken van deze website zijn we zelf verantwoordelijk. Je krijgt binnen een maand antwoord. Voor al het overige kun je contact opnemen met M2H B.V. via mike@fieldkeep.nl. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS) en wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (scrypt). De gegevens van bedrijven zijn van elkaar gescheiden: elke opvraging is aan één bedrijf gebonden en dat wordt op de server afgedwongen, niet in het scherm. Bedrijven kunnen dus niet bij elkaars gegevens.

M2H B.V. heeft als beheerder van de dienst wél toegang: voor storingen, onderhoud en facturering is er een beheerscherm met gebruikscijfers per bedrijf, en de vragen die via de app binnenkomen worden daar beantwoord. Die toegang is met een apart wachtwoord afgeschermd en wordt uitsluitend gebruikt om de dienst te leveren en te ondersteunen.

Wijzigingen

Verandert er iets aan deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan krijgen bedrijven met een account daar bericht van per e-mail.