Privacyverklaring

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord van planners en medewerkers.
• Werkbon-gegevens: tijden, uren, machines, materialen, afvoer en bijzonderheden die de medewerker inspreekt of typt, plus de klant- en klusgegevens die de planner invoert.
• Spraakopnames: de ingesproken werkbon, zodat de planner het origineel kan terugluisteren. Een gesprek met de AI-assistent nemen we niet op: je stem gaat live naar het model, en van een gesprek over een werkbon bewaren we alleen de uitgeschreven tekst bij de bon.
• Foto's en handtekeningen: als de medewerker die bij een bon vastlegt.
• Gegevens van klanten van het bedrijf: naam, adres en eventueel e-mailadres van de klant bij wie de klus is gedaan, plus de handtekening die deze klant voor akkoord zet, en de bestanden die het bedrijf bij de klant zet voor de ploeg, zoals een plattegrond of een alarminstructie. Bij particuliere klanten zijn dat persoonsgegevens.
• Vragen en meldingen: stuur je via “Idee of probleem?” een bericht, dan bewaren we dat gesprek met je naam en bedrijfsnaam, en krijgt M2H B.V. er een melding van per e-mail, zodat je antwoord krijgt.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en misbruik te voorkomen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies; alleen functionele cookies voor het inloggen. Vraagt je bedrijf bij een nieuw apparaat om een inlogcode, dan onthouden we per apparaat een willekeurige sleutel, het soort apparaat (bijvoorbeeld “Chrome op Android”) en wanneer je er voor het laatst inlogde; na 90 dagen zonder inloggen vervalt dat. Je IP-adres bewaren we daarvoor niet. Op de telefoon zelf bewaart de app opnames, het lopende concept en nog niet verstuurde bonnen totdat ze verstuurd zijn; dat is nodig om zonder bereik te kunnen werken en gaat niet naar derden.

Waarvoor we ze gebruiken

Uitsluitend om de dienst te leveren: werkbonnen uitwerken (spraakherkenning, het gesprek met de AI-assistent en AI-extractie), tonen aan de planner, PDF's en exports maken en het account beheren. Heeft je bedrijf het met ons afgesproken, dan lezen we ook de verslagen van gesprekken met de assistent na, om te zien hoe goed hij verstaat en zoekt. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Verwerkers

Voor de dienst schakelen we de volgende verwerkers in:

• Google Cloud (EU, regio Nederland, europe-west4): hosting, database en de opslag van opnames, foto's en handtekeningen.
• Google, Gemini API (buiten de EU, zie Doorgifte buiten de EU): transcriptie van spraakopnames en het meelezen tijdens het opnemen. De opname gaat daarvoor mee, samen met een lijstje eigen machines, materialen en de namen van de ingeplande medewerkers als context.
• Anthropic via Google Vertex AI (EU-multiregio): het uitwerken van het transcript naar een gestructureerde bon (Claude).
• Google Gemini Live via Vertex AI (verwerking buiten de EU mogelijk, zie Doorgifte buiten de EU): het gesprek met de AI-assistent, op kantoor en bij het vertellen van een werkbon. Je stem gaat live naar het model en wij nemen hem niet op; het model krijgt alleen wat de app voor jouw rol al laat zien.
• Google Gemini via Vertex AI (buiten de EU, zie Doorgifte buiten de EU): het maken van een impressie vanaf een foto die je zelf uploadt. Die foto gaat alleen mee op het moment dat je op "maak een impressie" drukt; wij bewaren hem niet en het gemaakte beeld evenmin. Deze functie staat per bedrijf standaard uit.
• OpenAI (buiten de EU, zie Doorgifte buiten de EU): hetzelfde beeldwerk als hierboven, alleen als de beeldfuncties aan staan.
• Amazon Web Services (SES) (EU, Frankfurt): het versturen van e-mail (uitnodigingen, verificatie, werkbon-PDF's).
• Moneybird (Nederland): alleen als je je boekhouding koppelt. Dan gaan de naam van je klant en de factuurregels mee om er een conceptfactuur van te maken. Zonder koppeling gaat er niets heen.

Voor het weerbericht bij de planning vragen we het weer op bij Open-Meteo (OpenMeteo GmbH, Zwitserland; servers in Europa). Daar gaat alleen de plaatsnaam heen: "Sassenheim", nooit het adres. Dat is geen persoonsgegeven, dus Open-Meteo is geen verwerker. Voor het rooster en het verzetten van klussen vragen we één plaats per bedrijf op, niet één per klus: dat scheelt aanvragen en het houdt klantadressen ook uit onze eigen serverlogboeken. De weerdata zelf komt van Open-Meteo.com en staat onder de CC BY 4.0-licentie.

Om een adres te controleren en een luchtfoto van de plek te tonen, vragen we het op bij PDOK, de kaartdienst van de overheid (Kadaster, Nederland). Daar gaat het adres heen dat je invult of uitspreekt, zonder de naam van de klant.

De AI-verwerkers gebruiken gegevens die via hun API binnenkomen niet om hun modellen te trainen.

Doorgifte buiten de EU

Alles wat we bewáren staat in de EU, en dat blijft zo. De server en de database staan in Nederland, en daarmee ook je werkbonnen, spraakopnames, foto's, handtekeningen, uren, klanten en offertes. Het uitwerken van de bon door AI draait op een EU-endpoint van Google Cloud, in de EU-multiregio. E-mail loopt via Frankfurt. Ook de lettertypen van deze website komen van onze eigen server en er staan geen trackers of externe scripts in de pagina's: je browser maakt geen verbinding met een server buiten de EU.

Er zijn drie uitzonderingen: het omzetten van spraak naar tekst, het gesprek met de AI-assistent en het maken van een beeld. Voor alle drie geldt dezelfde reden: voor dat werk is er vandaag geen geschikt model waarvan de leverancier toezegt dat het in Europa verwerkt wordt. En dezelfde afspraak: wat via de API binnenkomt wordt niet gebruikt om modellen te trainen, en de doorgifte vindt plaats onder de modelcontractbepalingen (SCC's) uit de verwerkersaddenda.

Spraak naar tekst. De spraakherkenning loopt sinds 29 augustus 2026 via Gemini van Google, en dat model heeft geen Europees endpoint. De verwerking vindt daardoor buiten de EU plaats, waaronder in de Verenigde Staten. De opname zelf blijft in Nederland staan en wordt daar na de bewaartermijn die jouw bedrijf instelt vernietigd; wat eruit gaat is een kopie voor de verwerking, en die staat maximaal 48 uur bij Google. Dit geldt voor het inspreken van een werkbon, het meelezen tijdens het opnemen en de dicteerknoppen in het plannerscherm. Zodra er een Europese variant is, gaat het terug; wij controleren dat maandelijks, en de vorige motor (Chirp 3, op een EU-endpoint) staat daarvoor klaar.

Het gesprek met de AI-assistent. De assistent is Gemini Live van Google. De app verbindt met het Europese endpoint van Google Cloud. Google zegt voor dit model nog niet contractueel toe dat de verwerking binnen de EU blijft. We gaan er daarom van uit dat het gesprek buiten de EU verwerkt kan worden, waaronder in de Verenigde Staten. Je stem gaat live naar het model en wij nemen hem niet op; het model krijgt alleen wat de app voor jouw rol al laat zien, zoals de klus, de ploeg en de namen van klanten. Wat er van een gesprek over een werkbon overblijft is de uitgeschreven tekst bij de bon, en die staat in Nederland. Zodra Google de EU-verwerking voor dit model toezegt, zetten we dat hier; ook dat controleren we maandelijks.

Het maken van een beeld gebeurt alleen op het moment dat jij erom vraagt. Voor het genereren van beelden bestaat er vandaag geen Europese variant die goed genoeg is. Wij kiezen daar bewust het beste model, en dat betekent dat de verwerking buiten de EU kan plaatsvinden, waaronder in de Verenigde Staten. Anders dan bij spraak gebeurt hier niets vanzelf: het gaat om drie plekken in Fieldkeep, en alle drie doen niets tot iemand op de knop drukt:

• de sfeerimpressie: je uploadt een foto van een tuin of gevel en krijgt er een impressie van terug;
• de impressie bij de tuinmaat: daar gaat onze eigen tekening van het perceel mee: de vorm van het perceel en de omtrek van de gebouwen die erop staan. Geen adres, geen naam, geen klantgegeven, maar wel een perceelvorm die bij een specifiek adres hoort;
• de render van een ontwerptekening: daar gaat de tekening mee die jij aanlevert. Is dat een ontwerp dat je voor een klant hebt gemaakt, dan gaat die tekening dus buiten de EU.

De beeldmodellen die we hiervoor gebruiken draaien bij Google (wereldwijd endpoint) en bij OpenAI. Bij beide geldt dat wat via de API binnenkomt niet wordt gebruikt om modellen te trainen. De doorgifte vindt plaats onder de modelcontractbepalingen (SCC's) uit hun verwerkersaddenda.

Wat er niet meegaat, en wat er niet blijft staan. Er gaat nooit iets uit een werkbon mee, geen namen, geen adressen, geen uren en geen klantgegevens. Het beeld dat eruit komt bewaren wij niet op onze server; het blijft in je eigen browser staan totdat je het weggooit, en je bewaart het zelf als je het wilt houden.

Wil je dit niet, gebruik deze functies dan niet. Ze staan per bedrijf standaard uit en worden alleen op verzoek aangezet; staat het aan, dan gebeurt er nog steeds niets tot iemand er zelf op drukt. Buiten het omzetten van spraak en het gesprek met de assistent hierboven blijft al het andere in Fieldkeep (bonnen, foto's, uren, e-mail) binnen de EU, ook als je de beeldfuncties wél gebruikt. Komt er een Europees beeldmodel dat goed genoeg is, dan gaat de functie mee terug en melden we dat hier.

Tot 28 juli 2026 liep de transcriptie via OpenAI in de Verenigde Staten. Dat is niet meer zo; opnames van vóór die datum zijn destijds wél naar de Verenigde Staten gegaan.

Bezoekstatistieken van deze website

We meten hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina's ze bekijken. Dat gebeurt met onze eigen meting en met Umami, allebei op onze eigen servers, niet met Google Analytics of een andere externe partij, en zonder cookies. Daarom zie je hier ook geen cookiemelding.

We bewaren geen IP-adressen. Om bezoekers te kunnen tellen zonder ze te identificeren, maken we van het IP-adres en de browserinformatie een onomkeerbare code (een hash) met een sleutel die elke dag wisselt. Daardoor is dezelfde bezoeker op twee verschillende dagen niet zonder onevenredige inspanning aan elkaar te koppelen. Daarnaast slaan we dezelfde code nog een tweede keer op, met een sleutel die pas aan het begin van elke kalendermaand wisselt. Die gebruiken we voor één ding: zien of een bezoek van iemand komt die deze maand al eerder op de site was. Binnen één kalendermaand zijn bezoeken vanaf hetzelfde apparaat dus wél aan elkaar te relateren; daarbuiten niet, en tot een persoon herleiden kunnen we ze geen van beide. Verder bewaren we welke pagina bekeken is, het soort apparaat (telefoon, tablet of computer) en of iemand de demo startte of een account aanmaakte. Van de verwijzende website bewaren we alleen het adres van de pagina, nooit de zoekopdracht of andere gegevens erachter. Deze statistieken worden na zes maanden automatisch verwijderd.

Dezelfde meting loopt door in de demo-omgeving: welke schermen daar bekeken worden, op dezelfde manier en met dezelfde codes. De demo is een openbaar, gedeeld voorbeeldaccount met verzonnen gegevens, en we willen weten waar iemand afhaakt. In een eigen omgeving meten we niets van dit alles: geen paginaweergaven, geen klikgedrag. Wat jij en je medewerkers in jullie eigen account doen, is van jullie.

Liever helemaal niet meegeteld worden? Open dan fieldkeep.nl/?nietmeten=1. Deze browser telt dan niet meer mee. Daarvoor bewaren we één vlaggetje in je eigen browser; dat bevat geen gegevens over jou en verlaat je apparaat nooit. Via fieldkeep.nl/?nietmeten=0 zet je het weer terug.

Bewaartermijnen

• Spraakopnames worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die het bedrijf instelt (standaard 90 dagen). De uitgewerkte werkbon blijft bestaan, inclusief de uitgeschreven tekst van wat er ingesproken is: de opname zelf is dan weg, de uitgetypte inhoud niet.
• Foto's bij de bon hebben een eigen bewaartermijn, die het bedrijf apart instelt (standaard eveneens 90 dagen). Ze staan los van de spraakopnames omdat ze iets anders zijn: een opname is de invoer waaruit de bon is uitgewerkt, een foto is het beeld van het geleverde werk en wordt daarom vaak langer bewaard.
• Handtekeningen blijven bij de bon bewaard zolang het bedrijfsaccount bestaat: ze zijn het bewijs dat de klant akkoord gaf.
• Bijlagen bij een klant blijven bewaard tot het bedrijf ze weghaalt of de klant verwijdert. De telefoon van de ploeg bewaart ze niet: ze openen alleen met bereik.
• Werkbonnen en klusgegevens blijven bewaard zolang het bedrijfsaccount bestaat; het zijn de administratieve gegevens van het bedrijf.
• Gesprekken met de AI-assistent: het geluid bewaren we nooit. Van een gesprek over een werkbon staat de uitgeschreven tekst bij de bon, net als bij een ingesproken bon, en die blijft zolang de bon bestaat. Bij bedrijven die dat met ons hebben afgesproken bewaren we daarnaast een verslag van elk gesprek (wat er gezegd werd en wat de assistent opzocht), om te beoordelen hoe goed de assistent verstaat en zoekt. Alleen wij kunnen dat verslag inzien, en uiterlijk na 31 december 2026 wordt het automatisch verwijderd.
• Mislukte e-mailbezorging wordt kort gelogd (het geweigerde adres, het tijdstip en het onderwerp), uitsluitend om bezorgproblemen te kunnen oplossen; een mailserver die een adres weigert doet dat anders onzichtbaar. Deze technische logregels worden na uiterlijk 90 dagen automatisch verwijderd.
• Bij het verwijderen van het bedrijfsaccount worden alle gegevens (bonnen, opnames, foto's, handtekeningen, klanten, gebruikers) definitief verwijderd. Alleen geanonimiseerde tellers van het AI-verbruik blijven staan voor de kostenadministratie (daar is na verwijdering geen persoon meer aan te koppelen), en de technische bezorglogs hierboven lopen hun resterende termijn van maximaal 90 dagen uit.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en op bezwaar tegen of beperking van de verwerking. Werk je bij een bedrijf dat Fieldkeep gebruikt, of ben je klant van zo'n bedrijf, neem dan eerst contact op met dat bedrijf: dat is voor de werkbonnen de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn daarbij verwerker. Voor de accountgegevens en de bezoekstatistieken van deze website zijn we zelf verantwoordelijk. Je krijgt binnen een maand antwoord. Voor al het overige kun je contact opnemen met M2H B.V. via privacy@fieldkeep.nl. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS) en wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (scrypt). De gegevens van bedrijven zijn van elkaar gescheiden: elke opvraging is aan één bedrijf gebonden en dat wordt op de server afgedwongen, niet in het scherm. Bedrijven kunnen dus niet bij elkaars gegevens.

M2H B.V. heeft als beheerder van de dienst wél toegang: voor storingen, onderhoud en facturering is er een beheerscherm met gebruikscijfers per bedrijf, en de vragen die via de app binnenkomen worden daar beantwoord. Die toegang is met een apart wachtwoord afgeschermd en wordt uitsluitend gebruikt om de dienst te leveren en te ondersteunen.

Wijzigingen

Verandert er iets aan deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan krijgen bedrijven met een account daar bericht van per e-mail.