Urenregistratie voor personeel dat op locatie werkt
Urenregistratie voor de buitendienst werkt het best als ze meelift op iets wat de medewerker toch al doet: verantwoorden wat er gebeurd is. Door de werkbon in te spreken worden de uren per medewerker per klus meteen vastgelegd, inclusief begintijd, eindtijd en pauze — zonder apart urenbriefje.
Het probleem met losse urenbriefjes
Een aparte urenregistratie is werk dat niets oplevert voor degene die het invult. Daarom gebeurt het achteraf, bij benadering, en klopt het zelden precies met wat er op de werkbon staat.
Als de uren onderdeel zijn van de bon, is er één bron. Wat naar de loonadministratie gaat en wat naar de klant gefactureerd wordt, komt dan uit hetzelfde verhaal.
Uren per medewerker, niet per ploeg
Op één klus staan meestal meerdere mensen, en niet altijd even lang — iemand vertrekt na de middag naar een andere klus. Een bon die alleen het totaal vastlegt, verliest dat onderscheid precies waar het voor de loonadministratie telt.
Bij inspreken noemt de medewerker gewoon wie er waren en hoe lang. Het systeem zet dat om in een regel per persoon, en de planner ziet het weekoverzicht per medewerker met een export voor de loonadministratie.