Urenregistratie voor de buitendienst: uren die meekomen met de werkbon
Urenregistratie voor de buitendienst werkt het best als ze meelift op iets wat de medewerker toch al doet: verantwoorden wat er gebeurd is. Door de werkbon in te spreken worden de uren per medewerker per klus meteen vastgelegd, inclusief begintijd, eindtijd en pauze, zonder apart urenbriefje.
Het probleem met losse urenbriefjes
Een aparte urenregistratie is werk dat niets oplevert voor degene die het invult. Daarom gebeurt het achteraf, bij benadering, en klopt het zelden precies met wat er op de werkbon staat.
Als de uren onderdeel zijn van de bon, is er één bron. Wat naar de loonadministratie gaat en wat naar de klant gefactureerd wordt, komt dan uit hetzelfde verhaal.
Uren per medewerker, niet per ploeg
Op één klus staan meestal meerdere mensen, en niet altijd even lang: iemand vertrekt na de middag naar een andere klus. Een bon die alleen het totaal vastlegt, verliest dat onderscheid juist waar het voor de loonadministratie telt.
Bij inspreken noemt de medewerker gewoon wie er waren en hoe lang. Het systeem zet dat om in een regel per persoon, en de planner ziet het weekoverzicht per medewerker met een export voor de loonadministratie.
Begintijd, eindtijd en pauze
Uren die als “acht uur” op een briefje staan, zijn niet te controleren en niet te corrigeren. Begintijd, eindtijd en pauze apart vastleggen is preciezer en kost bij inspreken niets extra: het zit al in de zin “we waren er om zeven uur, tot half vier, half uur pauze”.
Wordt er iets niet genoemd, dan vraagt het systeem ernaar vóórdat de bon de deur uit gaat. Een bon zonder eindtijd is namelijk pas een probleem op het moment dat je hem nodig hebt, en dan is die dag allang voorbij.
Van bon naar loonstrook
De planner ziet per week een tabel met alle medewerkers en hun uren per dag, opgeteld uit ingeleverde bonnen. Die tabel is te downloaden als CSV met één regel per medewerker per dag, klaar om in te lezen of over te nemen.
Voor Moneybird gaat het nog een stap verder: per klant maak je met één klik een conceptfactuur waar de uren, materialen en afvoer van de maand al op staan. Nakijken en versturen doe je in Moneybird zelf; de btw blijft waar hij hoort. Voor Exact Online, e-Boekhouden en GroenVision is er een boekhoudexport met de juiste kolomindelingen.
Wat er niet gebeurt: de bon wordt geen factuur. De uurtarieven en richtprijzen uit je eigen catalogus komen als conceptregels in je boekhouding; nakijken, aanpassen en versturen doe je daar zelf.
Wat de medewerker er zelf aan heeft
Hij ziet zijn eigen uren terug: deze week en de weken ervoor, met de bonnen waar ze vandaan komen. Dat is een geruststelling, geen controlemiddel. Uren die alleen bij de baas in een map zitten, zijn uren waarover discussie kan ontstaan.
Klopt er iets niet, dan kan hij zijn eigen bon nog rechtzetten zolang de planner hem niet heeft afgehandeld. Wat hij wijzigt komt in het correctielog, dus voor de planner blijft zichtbaar wat er is veranderd en door wie.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: losse velden in plaats van een lap tekst, met de opname eronder om terug te luisteren.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.