Werkbonnen naar Moneybird: van bon tot conceptfactuur
Met de Moneybird-koppeling maak je per klant met één klik een conceptfactuur waar alle uren, materialen en afvoer van de gekozen periode al op staan, opgeteld uit de ingeleverde werkbonnen. De factuur komt als concept in Moneybird te staan: nakijken, btw en versturen blijven waar ze horen, in je eigen boekhouding.
Hoe de koppeling werkt
Je koppelt Fieldkeep één keer aan je Moneybird-administratie. Daarna zie je per klant wat er in een periode aan bonnen is ingeleverd: uren per medewerker, materialen met hoeveelheden en afvoer in kuub. Met één klik wordt daar een conceptfactuur van gemaakt, bij het juiste contact in Moneybird.
Bestaat de klant nog niet in Moneybird, dan wordt het contact aangemaakt. De factuurregels zijn na te lopen en aan te passen vóór je iets verstuurt. Er gaat nooit automatisch een factuur de deur uit.
Waarom een cónceptfactuur
Factureren is een beslissing, geen automatisme. Een aanneemsom factureer je anders dan regie, een coulanceregel wil je kunnen schrappen, en de btw-instellingen van je administratie zijn leidend. Daarom stopt de koppeling bewust bij het concept: alles staat klaar, maar de laatste blik en de verzending blijven van jou.
Wat de koppeling wél oplost is het overtypen. De posten komen rechtstreeks van de werkbonnen, dus wat de ploeg heeft ingesproken en de planner heeft nagekeken, staat zonder tussenstap op de factuurregel.
Welke posten erop komen
Uren per medewerker, materialen met hoeveelheid en eenheid, en afvoer per stroom, met de richtprijzen uit je eigen catalogus als voorzet. Klein handgereedschap dat in het uurtarief zit, kun je per machine uitzetten: die staat dan wel op de bon (voor de kostenbewaking) maar niet als losse regel op het concept.
Posten die als “nieuw item?” van een bon kwamen staan er ook op, juist omdat niemand ze anders mist. Liever een regel te veel op een concept dan een post die stil verdwijnt.
En zonder Moneybird?
Voor Exact Online, e-Boekhouden en GroenVision is er een boekhoudexport met de juiste kolomindelingen, en het urenoverzicht heeft een CSV-download voor de loonadministratie. Sluit een indeling niet aan op jouw boekhouding, dan passen we hem aan.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: losse velden in plaats van een lap tekst, met de opname eronder om terug te luisteren.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.