Van praten naar factuurklare bon

De medewerker praat ongeveer een minuut. Daarna doet Fieldkeep het werk: uitwerken, controleren wat ontbreekt en bij de planner afleveren. Dit gebeurt er onder de motorkap.

Stap voor stap

1
18:04Luistert
Fam. Jansen
Dorpsstraat 12
00:47
STOP
Neem je tijd. Je kunt gewoon doorpraten.
Denk aan
VersnipperaarAfvoerUren per persoon
De medewerker spreekt de bon in
Op de klus of onderweg terug opent hij de app, tikt op Beginnen en vertelt in eigen woorden wat er gebeurd is: tijden, wie erbij waren, welke machines gedraaid hebben, wat er verbruikt is en wat er is afgevoerd. Eén knop, groot genoeg voor werkhandschoenen; wie niet wil praten, typt het. De opname staat nog tijdens het praten op het toestel. Valt het bereik weg, dan gaat hij mee zodra er weer verbinding is.
2
Uitgewerkt uit je verhaal
Werktijd07:10 – 15:40
Uren per persoon8,0 · 7,5 · 7,0
Machines2 gevonden
Materialen2 gevonden
Afvoer3,5 m³
Spraak wordt tekst, tekst wordt bon
De opname gaat naar spraakherkenning, die de eigen catalogus als context meekrijgt: machines, materialen, afvoerstromen en de namen van de ingeplande medewerkers. Daarna haalt AI uit dat verhaal de bongegevens: begin- en eindtijd, pauze, uren per medewerker, machines met draaiuren, materialen met hoeveelheden en afvoer in kuub.
3
Nog even dit · 2 van 3
De versnipperaar stond ingepland. Heb je hem gebruikt?
JaNee
Uren en tijden heb ik al
Twee tot vier controlevragen
Het systeem vergelijkt de bon met de planning en stelt korte ja/nee-vragen over wat ontbreekt of afwijkt: stond er materieel gereserveerd dat niet genoemd is, ontbreekt de afvoer, of klopt een eindtijd niet? Elk antwoord past de bon meteen aan. Zo worden vergeten posten alsnog gevangen.
4
Nakijken en versturen
Getekend door de klant
Versturen
Controleren, foto's en handtekening
De medewerker ziet de complete bon en kan elke regel corrigeren door hem opnieuw in te spreken of te typen. Hij voegt foto's van het werk toe en laat de klant ter plekke tekenen voor akkoord.
5
Vandaag binnengekomen
Fam. Jansen15:44
Gemeente, plantsoen15:12
De Boer B.V.14:03
Bij “onvolledig” staat erbij wát er mist
De planner werkt hem af
In het dashboard staat de bon met status compleet of onvolledig, inclusief wat er precies mist. De planner kan de originele opname terugluisteren, zelf posten aanvullen (zichtbaar gemarkeerd), de bon als PDF downloaden of direct naar de klant mailen.
6
Week 30 · uren per medewerker
Rick38,5 u
Sem36,0 u
Joep31,5 u
CSVloonadministratie · boekhouding
Door naar administratie
Uren komen in een weekoverzicht per medewerker met CSV voor de loonadministratie. Uren- en materiaalregels gaan als CSV naar de boekhouding, met kolomindelingen voor Exact Online, e-Boekhouden en GroenVision.

Wat erin zit

Gebouwd voor de dag zoals hij loopt

Geen bereik, handschoenen aan, materiaal dat halverwege verandert: dat is de gewone dag, en niet de uitzondering waar een systeem omheen mag.

Wat er in de bus moet

Een vaste inpaklijst per klustype, met één klik op de klus. De ploeg vinkt 's ochtends af wat erin ligt; wat op is, gaat met één tik naar de bestellijst van kantoor.

Meerwerk en opdracht met akkoord

Afgesproken op de klus? Eén knop stuurt de klant een link; zijn akkoord staat vast met tekst en tijdstip. Ook voor de opdrachtbevestiging vooraf.

Werkopname en offerte

Foto's en een opname bij het eerste bezoek gaan het klantdossier in. De offerte bouw je uit je eigen recepten, met de prijzen uit je catalogus.

Eigen beheer

Medewerkers, machines, materialen en klanten beheer je zelf, inclusief je eigen bedrijfsnaam en logo op de bon.

Planning

Een week die je kunt omgooien, en een jaar dat vooruitkijkt

Rijen zijn je mensen, kolommen zijn de dagen. In één blik wie waar staat, hoeveel uur er vrij is en welke dag te vol zit, met de parttimers en de vakanties er al in verwerkt.

Ploegrooster met vijf medewerkers als rijen, de dagen van de week als kolommen en gekleurde klusblokken per klant, met eronder de bezetting per dag en een strook met de twee weken erna. — Het ploegrooster van een week, met de bezetting per dag eronder.

Regen? Verzet het buitenwerk

Eén handeling op de dagkop schuift het buitenwerk van die dag op; het binnenwerk blijft staan. Je ziet de vrije uren van de nieuwe dag vóór je kiest, en de ploeg krijgt het te zien in zijn eigen app: “gaat vandaag niet door, staat nu op donderdag”.

Het jaar, niet alleen de week

Over 52 weken zie je waar je vol zit en waar niet, en die lege week eind oktober is het punt, want je ploeg wordt dan wél doorbetaald. Per klant staat erbij hoeveel van de contracturen nog niet is ingepland.

Terugdraaien hoort erbij

Na elke verzetting staat er in woorden wat er veranderd is, met twintig seconden om het ongedaan te maken. Ook bij twintig klussen tegelijk. Een waarschuwing bij een dubbele boeking blokkeert nooit, want jij weet dingen die het systeem niet weet.

Een regendag opvangen zonder de week te slopen →Blijft een onderhoudscontract binnen zijn uren? →

Waar het op draait

De techniek erachter, zonder mist

Wie hierop gaat draaien mag weten welke leveranciers erbij betrokken zijn, waar de gegevens staan en wat er gebeurt als het systeem iets niet zeker weet.

Een medewerker spreekt zijn werkbon in; op het scherm loopt de opname met daaronder de machines die voor die klus gereserveerd stonden

Spraakherkenning

Google Gemini, ingesteld op Nederlands en vóór elke opname gevoed met jullie eigen machines, materialen, afvoerstromen en de ingeplande medewerkers. Daarom komen merknamen en typenummers goed op papier.

Uitwerken tot bon

Claude (Anthropic) met een strikt gegevensschema: het resultaat zijn losse velden, geen lap tekst. Wat het systeem onzeker vindt, wordt gemarkeerd, en een naam die niet in jullie catalogus staat, komt erop als “nieuw item?” in plaats van er stilletjes bij te worden gezet.

Opslag in Nederland

Alles wat we bewáren staat in de EU: je opnames, bonnen, foto's, handtekeningen en klantgegevens staan op servers in Nederland, en het uitwerken van de bon door AI draait op een Europees endpoint. Twee bewerkingen vallen erbuiten omdat er geen Europees model voor is: het omzetten van spraak naar tekst, en het maken van een beeld. Opnames worden na de bewaartermijn die jij instelt automatisch verwijderd; de privacyverklaring zegt per stap waar het heen gaat en waarom.

Altijd actueel

De AI eronder is een los onderdeel: komt er iets beters, dan wisselen we het om en jij merkt alleen dat de bonnen beter kloppen. Verbeteringen staan er zodra ze klaar zijn; er is niets te installeren en er zijn geen versies.

Op de telefoon

Uit Google Play of de App Store, vanuit de browser op het beginscherm gezet, of in de browser. Het is allemaal dezelfde app, en de winkel heb je niet nodig. Medewerkers hoeven nooit een update te installeren.

Meer over gegevens en bewaartermijnen staat in de privacyverklaring.

Zelf proberen?

In de demo-omgeving loop je de hele flow door op voorbeelddata. Wil je het met je eigen ploeg doen, dan begin je gratis, zonder betaalgegevens. Daarna € 25 per medewerker per maand, excl. btw, maandelijks opzegbaar.

Gratis account aanmaken