Hoe verzet je je weekplanning als het gaat regenen?
Schuif alleen het buitenwerk van die dag op en laat het binnenwerk staan. Kies de nieuwe dag op de vrije uren van de ploeg, met parttimers en vakanties erin, en laat de ploeg de wijziging zelf zien, dan hoef je niet iedereen te bellen. In Fieldkeep kies je op de dagkop in het ploegrooster “Alleen het buitenwerk opschuiven”. Het buitenwerk gaat naar de eerste dag met ruimte of naar een dag die je zelf kiest, met per voorstel de vrije uren erbij. De ploeg ziet in de app “gaat vandaag niet door, staat nu op donderdag”, en twintig seconden lang draai je het met één klik terug.
Waarom een regendag zoveel tijd kost
Het meeste werk zit in uitzoeken wat er kán: wie werkt er donderdag, hoeveel uur is er dan nog vrij, en past die klus van twee man erbij. Op een papieren of Excel-weekblad staat dat nergens, dus bel je rond of schat je het. Zo raakt een week overvol zonder dat iemand het zag aankomen.
Daar komt bij dat niet alles hoeft te schuiven. Een schilder die binnen bezig is heeft geen last van regen, en een hovenier die een schuur afmaakt evenmin.
Het buitenwerk apart, in één handeling
Elke klus draagt of hij binnen of buiten is. Op de dagkop staat daarom “Alleen het buitenwerk opschuiven”: het binnenwerk blijft staan, de rest schuift op. Die keuze verschijnt alleen als er op die dag werkelijk iets te scheiden valt. Staat er alleen buitenwerk, dan doet “hele dag opschuiven” hetzelfde en is een tweede knop alleen maar verwarrend.
Buitenwerk is in het rooster ook zichtbaar met een klein teken op het blok. Bij regen moet je het kunnen zíen; een tooltip lees je pas als je al weet waar je moet kijken.
Je ziet de ruimte vóór je kiest
Bij elk voorstel staan de cijfers: hoeveel uur er die dag al gepland is, hoeveel er vrij is, en of de ploeg beschikbaar is. Volgende week, over twee weken, de eerste dag met ruimte, of zelf een dag kiezen, allemaal met datzelfde regeltje eronder.
De vrije uren houden rekening met wie er parttime werkt en op welke dagen, met vakantie en ziekte, en met de feestdagen. Juist die drie bepalen of een week past, en juist die staan op een weekblad in Excel nergens. Je kunt het ook vragen: de assistent in de planner zegt per dag wie er werkt, wie er vrij heeft en hoeveel uur er al gepland staat. Verzetten doe je daarna zelf in het rooster.
De ploeg hoort het zonder telefoontje
Een klus die vandaag zou zijn en weggepland is, verdwijnt niet stilletjes uit de lijst van de medewerker. Hij ziet: gaat vandaag niet door, staat nu op donderdag 13 augustus. Zonder dat leest zo'n verdwijning als een storing, en belt hij alsnog.
Optioneel gaat er een bericht naar de klant. Dat staat standaard uit en vink je per verzetting aan; het scherm zegt erbij hoeveel klanten er post krijgen (“2 van de 3”), want bij die derde weet de klant van niets.
Slepen kan, klikken is meestal sneller
Een blok naar een andere dag of een andere man slepen werkt gewoon, en tijdens het slepen wordt de strook met de weken erna een landingsbaan. Maar met veertig klussen op een week is slepen traag en onnauwkeurig, en daarom is er ook een menu op de klus: één klik, of ⇧→ als je liever niet naar de muis grijpt.
Meerdere tegelijk gaat net zo: klussen aanvinken, een kader over het raster trekken, of een hele rij of een hele dag pakken. Na afloop staat er in woorden wat er veranderd is, met twintig seconden om het ongedaan te maken, ook bij twintig klussen. Een waarschuwing over een dubbele boeking blokkeert nooit: de planner weet dingen die het systeem niet weet.
De bezetting per dag en per week, ook na het verzetten
Onder het rooster staat de bezetting per dag en per week: hoeveel uur er gepland is tegen hoeveel er beschikbaar is. Verschuif je een dag werk, dan zie je meteen waar het landt en of die week daardoor te vol wordt.
In de jaarplanning loopt dat door over 52 weken, met de contracturen van je vaste klanten erbij. Zo zie je de regendag van deze week én of er in oktober nog werk de agenda in moet.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: tijden, uren, machines en materiaal als losse velden, klaar om na te kijken.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.