Veelgestelde vragen

De assistent vraagt door, één vraag tegelijk, naar wat nog ontbreekt: begin- en eindtijd, pauze, wie hoe lang werkte, machines, materialen, afvoer, extra ritten en parkeren. Daarna werkt AI de bon uit, stelt de assistent de controlevragen hardop en legt hij de antwoorden vast. De medewerker kijkt de bon zelf na op het scherm en tikt op Akkoord & versturen; dan staat hij bij de planner. Zonder bereik spreekt hij de bon in. Die opname wordt uitgewerkt zodra er verbinding is, en de controlevragen beantwoordt hij dan met JA en NEE op het scherm.

De medewerker kan de hele bon typen in plaats van inspreken, en losse velden achteraf corrigeren door ze opnieuw in te spreken of te typen.

Daardoor worden termen als versnipperaar, bindbuis of kuub correct herkend. Items die niet in de catalogus staan, worden overgenomen, maar gemarkeerd als nieuw item, zodat de planner beslist of ze erbij komen. Het systeem voegt nooit stilzwijgend iets toe.

Hier gebeuren drie dingen extra. De spraakherkenning krijgt vooraf jullie eigen machines, materialen en ingeplande medewerkers mee, zodat merknamen en vaktermen kloppen. De tekst wordt omgezet in losse velden (tijden, uren per medewerker, machines met draaiuren, materialen met eenheid, afvoer in kuub) die direct bruikbaar zijn in de loonadministratie en de boekhouding. En het systeem legt het verhaal naast de planning en vraagt na wat ontbreekt, want daar zitten de posten die anders niet gefactureerd worden. De assistent doet dat hardop in het gesprek; na een opname staan de vragen met JA en NEE op het scherm.

Bij een onvolledige bon staat er expliciet wat ontbreekt. De planner leest na wat er gezegd is of luistert de opname terug, vult zelf posten aan (die gemarkeerd worden als aanvulling), downloadt de bon als PDF of mailt hem direct naar de klant.

Je vraagt hardop wat je zoekt, zoals een klant, klus, bon, offerte of catalogusregel met verkoopprijs. Hij leest een klantdossier voor, vertelt wat er vanaf een dag gepland staat, wie er op een dag kan en hoeveel uur er al vastligt, en welke offertes en bonnen nog op je wachten. Hij opent ook het scherm dat je nodig hebt, zoals een nieuwe klus met de klant al ingevuld. Een nieuwe klant of een notitie bij een klant zet hij klaar als kaart, en die wordt pas bewaard als je op Opslaan tikt of ja zegt. Mailen, verwijderen, bonnen afhandelen en facturen maken doe je zelf op het scherm.

Nakijken, btw en versturen blijven in Moneybird. Daarnaast toont het urenoverzicht per week de uren per medewerker per dag met een CSV-download voor de loonadministratie, en is er een boekhoudexport met kolomindelingen voor Exact Online, e-Boekhouden en GroenVision. Sluit een indeling niet aan op jouw boekhouding, dan passen we hem aan.

Een gesprek met de assistent duurt hooguit tien minuten, en daarin zitten het doorvragen en de controlevragen al. Wat dat vervangt (uitschrijven of natypen, plus het nabellen door de planner) verschilt per bedrijf, en wij hebben geen Nederlands onderzoek gevonden dat daar een betrouwbaar getal aan hangt. Daarom vul je onder Beheer, Bedrijf in hoeveel minuten een bon jullie nú kost. Daarna staat de besparing als meting op je eigen scherm, met jullie eigen cijfers eronder, in plaats van als slogan op deze pagina.

Hoveniers zijn de hoofddoelgroep; daar is het product mee gebouwd en getest. Dezelfde werkwijze werkt voor bouw en aannemers, schilders, installatie en techniek, en grond-, weg- en waterbouw. Elk bedrijf heeft zijn eigen catalogus met machines en materialen, dus de vaktaal past zich aan.

Je betaalt per medewerker in de planning: iedereen die je op een klus kunt zetten. Wie alleen kantoorwerk doet (planners, administratie, meekijkers) heeft een gratis account. We tellen elke dag en delen door het aantal dagen van de maand, dus voor iemand die halverwege komt of gaat betaal je de helft. Geen opstartkosten, geen jaarcontract, maandelijks opzegbaar. Je begint gratis: je richt je omgeving in, nodigt je ploeg uit en spreekt je eerste bonnen in zonder te betalen en zonder betaalgegevens achter te laten. Er wordt niets automatisch afgeschreven; wil je ermee doorgaan, dan maken we samen de afspraak wanneer het abonnement ingaat.

Per maand zitten er per medewerker 60 minuten gesprek voor de bonnen in de prijs en 30 voor de assistent op kantoor, met voor allebei een minimum van 120 minuten per bedrijf. Zolang je abonnement nog niet is ingegaan, zijn het 30 minuten van elk per maand. Een gesprek duurt hooguit tien minuten. De stand zie je onder Beheer, Bedrijf. Zijn de minuten voor de bonnen op, dan spreekt de ploeg de bon in of typt hem, zoals altijd, en er gaat niets verloren; zijn die van kantoor op, dan werk je op de schermen zelf. Op de 1e begint de maand opnieuw. Daarnaast is er per persoon en per bedrijf een daggrens, ruim genoeg voor een volle werkdag.

Je kiest je vak (hovenier, bouw, schilder, installatie, GWW of vloeren) en krijgt daarbij een startcatalogus met gangbare machines en materialen die je zelf aanpast. Daarna nodig je je planners en medewerkers uit met een link. Wie liever eerst rondkijkt, opent de demo-omgeving met voorbeelddata.

Feedback komt direct bij de bouwer terecht in plaats van bij een helpdesk of een roadmapformulier. Loopt een medewerker ergens tegenaan of mist de planner iets, dan krijg je meestal binnen een paar werkdagen een echt antwoord: of het erin komt en ongeveer wanneer, of waarom niet. Geen “we nemen het mee”, maar ook geen bouwbelofte, want wat er gevraagd gaat worden weet niemand vooraf. Elke keuze wordt getoetst aan de praktijk: wat op een regenachtige vrijdagmiddag met handschoenen aan niet werkt, haalt het niet.