Kun je een werkbon maken met ChatGPT?

Ja, het werkt, en dat is niet het punt

Spreek drie minuten in over een dag snoeien en er komt een leesbaar verslag uit, met kopjes, zonder de half afgemaakte zinnen die je zelf uitsprak. Dat is beter dan ’s avonds op de bank een bonnetje uittypen, en wie het een keer geprobeerd heeft weet dat. Doen alsof het niet werkt is de snelste manier om de rest van dit verhaal ongeloofwaardig te maken.

Het advies komt ook niet uit de lucht vallen. Wij Techniek, vakblad voor de installatietechniek, schreef er in editie 2026/1 een artikel over en raadt monteurs aan de spraakfunctie van ChatGPT te gebruiken en er een werkbon van te laten maken. En op de vraag welke werkbon-app je kunt inspreken, gaf een AI-assistent in augustus 2026 datzelfde advies terug. De behoefte is er dus, en dit is wat er op dit moment als eerste voor wordt aangeraden.

Waar het ophoudt: je catalogus, je planning, je velden

Een ploeg heeft eigen woorden. De snipper, de kleine kraan, 84 UV wit, bindbuis, een rol bosmaaierdraad van 3 mm. Een algemeen model kent die woorden niet en doet dan wat een model doet: het maakt er iets plausibels van. In een verslag valt dat niet op, op een factuur wel. Je kunt je prijslijst elke keer meeplakken, maar dan ben je langer bezig met plakken dan met inspreken. De collega die dat gedoe niet heeft, doet het na twee weken niet meer.

De vragen die geld opleveren gaan bovendien over het verschil tussen je verhaal en de planning. Stond er een versnipperaar gereserveerd die niemand noemde? Is er gesnoeid zonder dat er een kuub afvoer op de bon staat? Dat kan alleen iets vragen dat de planning van die dag ernaast legt, en het moet komen terwijl de medewerker nog in de bus zit, niet drie weken later bij het factureren, als niemand het meer weet.

En een net verslag is nog niet factureerbaar: iemand moet er begintijd, eindtijd, pauze, uren per medewerker, materialen met hoeveelheid en afvoer in kuub uit halen en overtypen. Dat werk is dan verplaatst, van de klus naar kantoor. Waarom een transcript nog geen bon is, staat uitgewerkt op de pagina over het verschil met dicteren.

Dat je klantnamen moet weglaten, is het antwoord op de vraag

Het advies in dat artikel is om nooit echte klantgegevens in te spreken maar een placeholder als [KLANTNAAM] te gebruiken, en de echte naam later in je eigen systeem in te vullen. Dat is verstandig advies. Het is ook het bewijs dat er iets niet klopt: je bent met de hand aan het anonimiseren omdat er voor die verwerking geen verwerkersovereenkomst ligt. En een adres, een naam op een deurbel, “die mevrouw op nummer 12 met die hond”: het zit in wat iemand na een dag werken vertelt.

Preciezer, stand augustus 2026: dat geldt voor de gewone ChatGPT-app op je telefoon, en dat is nu net de versie die in zo’n advies bedoeld wordt. Bij de zakelijke abonnementen en de API ligt er wél een verwerkersovereenkomst. Wie die route serieus wil, regelt dus eerst een zakelijk account voor iedereen die het gaat gebruiken, en zit daarna nog steeds met de rest van dit verhaal.

Handmatig anonimiseren houdt bovendien tot de eerste keer dat iemand het vergeet, en dat is aan het eind van een dag. Zolang je het alleen zelf doet is het een gewoonte. Zodra je het van je ploeg moet vragen, is het beleid. Beleid dat op oplettendheid rust, houdt niet.

Hier is dat geregeld in plaats van omzeild. Er ligt een verwerkersovereenkomst (AVG artikel 28) die gewoon op deze site staat, met de subverwerkers bij naam. De opslag en de database staan in Nederland en het uitwerken loopt via Claude op Vertex AI in de EU; voor spraak naar tekst en voor het maken van een beeld bestaat geen Europees model, en die twee stappen gebeuren dus erbuiten. Dat staat er met zoveel woorden. Geen van de AI-diensten gebruikt wat via de API binnenkomt om modellen te trainen. En het is niet alleen een zin op een pagina: er is een beheercontrole die die diensten met een echte proefaanroep aanspreekt en teruggeeft langs welk endpoint het liep en wat er wél en niet binnen de EU bleef. Vraag ernaar en je krijgt de uitslag te zien.

Wat we er níet bij beloven, is dat geen enkele buitenlandse overheid ooit ergens bij zou kunnen. Dat is een belofte die we niet kunnen waarmaken, dus doen we die niet, en die staat ook niet in onze privacyverklaring. Wat er wél staat: waar het draait, wie de subverwerkers zijn, hoe lang een opname bewaard blijft en dat hij daarna automatisch vernietigd wordt.

Wanneer ChatGPT wél de goede keuze is

Werk je alleen, dan valt bijna alles hierboven weg. Er is geen tweede persoon van wie de uren apart moeten, er is geen planning om je verhaal naast te leggen, en de bon gaat van jouw hoofd naar jouw eigen factuur zonder dat iemand anders hem hoeft te lezen. Dan is een gesprek waarin je je dag inspreekt en er nette tekst uit krijgt genoeg, en is een systeem per medewerker per maand geld voor iets wat je niet gebruikt. Verantwoordelijk voor de gegevens van je klant blijf je ook dan, dus die placeholders blijven gelden. Het is dan wel één iemands gewoonte in plaats van bedrijfsbeleid.

Het omslagpunt is geen aantal klussen maar een tweede persoon. Zodra er iemand anders op de klus staat moeten de uren per persoon uit elkaar; zodra iemand anders de bon leest moet hij er elke keer hetzelfde uitzien; en zodra jij het weglaten van klantnamen aan je ploeg moet vragen, is het een regel die iemand op een natte donderdag vergeet. Tot dat punt is het eerlijke antwoord: gebruik wat je hebt.