Werkbon inspreken in plaats van typen: wat is het verschil met dicteren?
Met een werkbon-app die naar je verhaal luistert en er zelf de bon van maakt. In Fieldkeep vertelt de medewerker na de klus wat hij gedaan heeft. De app zet dat om in tijden, uren per medewerker, machines, materialen en afvoer, en vraagt na wat ontbreekt. Dicteren met je telefoon zet alleen geluid om in tekst, en dan moet iemand op kantoor de bon er nog uit halen. Daarvoor moet het systeem jullie vaktaal kennen, het verhaal in velden zetten en doorvragen over de gaten.
Jullie catalogus gaat mee naar de spraakherkenning
Een algemene dicteerapp werkt met een woordenboek van het Nederlands. Merknamen van machines, materiaalsoorten en afvoerstromen zitten daar niet in, dus die komen er verminkt uit. Corrigeren kost dan meer tijd dan het uittypen dat je wilde vermijden.
Hier krijgt de spraakherkenning vóór elke opname de eigen catalogus van het bedrijf mee: machines met hun typenummers, materialen met hun eenheden, de afvoerstromen, en wie er die dag op de klus staat ingepland. Daardoor komt “twee uur met de MS 261” als de juiste machine op de bon, en niet als iets fonetisch.
Structuur: velden in plaats van een lap tekst
Een transcript is niet factureerbaar. Iemand moet er nog uren, materialen en afvoer uit halen en overtypen, en dat is het werk dat je wilde besparen.
Uit het ingesproken verhaal komen hier losse velden: begintijd, eindtijd, pauze, uren per medewerker, machines met draaiuren, materialen met hoeveelheid en eenheid, afvoer in kuub. Elk veld is apart aan te passen, en ze stromen direct door naar het urenoverzicht en de boekhoudexport.
Doorvragen: de gaten die geld kosten
Dit is wat geen enkele dicteeroplossing doet. Het systeem legt het ingesproken verhaal naast de planning van die dag. Stond er een versnipperaar gereserveerd die niemand noemde? Is er gesnoeid zonder dat er afvoer genoemd is? Zijn alle drie de geplande bomen gedaan?
Vertelt de medewerker het aan de assistent, dan vraagt die meteen door, één vraag tegelijk, en stelt daarna de controlevragen hardop. Spreekt hij zonder bereik een opname in, dan volgen er een paar korte vragen met JA en NEE op het scherm. Zo komen vergeten posten boven terwijl hij nog bij de klus is.
Wat het niet herkent, komt op de bon als nieuw item
Een systeem dat een naam niet herkent, kan geneigd zijn iets plausibels in te vullen. Dat is op een factuur onacceptabel. Daarom komt een item dat niet in de catalogus staat, erop als “nieuw item?”. En wat het systeem onzeker vond, wordt expliciet gemarkeerd in plaats van gladgestreken.
De planner ziet bij de bon wat er gezegd is, welke controlevragen er gesteld zijn en wat de medewerker heeft geantwoord. Een opname is terug te luisteren zolang de bewaartermijn loopt; van een gesprek met de assistent wordt het geluid niet bewaard.
Welke techniek eronder zit
Voor het gesprek met de assistent: Google Gemini Live; het geluid wordt niet bewaard. Voor een ingesproken opname: Google Gemini, ingesteld op Nederlands en gevoed met de vaktermen van het bedrijf. Voor het uitwerken: Claude van Anthropic, met een vast gegevensschema, zodat er altijd losse velden uitkomen. De opnames staan in Nederland en het uitwerken gebeurt in Europa. Het gesprek en het omzetten van een opname naar tekst kunnen erbuiten verwerkt worden, omdat Google voor die modellen nog geen Europese verwerking toezegt. De privacyverklaring zegt per stap waar het heen gaat.
Opnames worden niet gebruikt om modellen te trainen en verdwijnen automatisch na de bewaartermijn die het bedrijf zelf instelt.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: tijden, uren, machines en materiaal als losse velden, klaar om na te kijken.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.