Wat is het verschil met dicteren of spraak-naar-tekst?
Dicteren zet geluid om in tekst. Dat kan je telefoon zelf ook, gratis. Het werk zit in wat daarna moet gebeuren: er een werkbon van maken met tijden, uren per medewerker, machines, materialen en afvoer, in velden die de administratie kan gebruiken. Daarvoor moet het systeem jullie vaktaal kennen, de tekst omzetten in structuur, en doorvragen over wat ontbreekt.
Context: het kent jullie spullen
Een algemene dicteerapp werkt met een woordenboek van het Nederlands. Merknamen van machines, materiaalsoorten en afvoerstromen zitten daar niet in, dus die komen er verminkt uit. Corrigeren kost dan meer tijd dan het uittypen dat je wilde vermijden.
Hier krijgt de spraakherkenning vóór elke opname de eigen catalogus van het bedrijf mee: machines met hun typenummers, materialen met hun eenheden, de afvoerstromen, en wie er die dag op de klus staat ingepland. Daardoor komt “twee uur met de MS 261” als de juiste machine op de bon, en niet als iets fonetisch.
Structuur: velden in plaats van een lap tekst
Een transcript is niet factureerbaar. Iemand moet er nog uren, materialen en afvoer uit halen en overtypen, en dat is het werk dat je wilde besparen.
Uit het ingesproken verhaal komen hier losse velden: begintijd, eindtijd, pauze, uren per medewerker, machines met draaiuren, materialen met hoeveelheid en eenheid, afvoer in kuub. Elk veld is apart aan te passen, en ze stromen direct door naar het urenoverzicht en de boekhoudexport.
Doorvragen: de gaten die geld kosten
Dit is wat geen enkele dicteeroplossing doet. Het systeem legt het ingesproken verhaal naast de planning van die dag. Stond er een versnipperaar gereserveerd die niemand noemde? Is er gesnoeid zonder dat er afvoer genoemd is? Zijn alle drie de geplande bomen gedaan?
Daar volgen twee tot vier ja/nee-vragen uit, meteen na het inspreken, terwijl de medewerker nog bij de klus is. Vergeten posten worden daar gevangen, en niet drie weken later bij het factureren, als niemand het meer weet.
En het verzint niets bij
Een systeem dat een naam niet herkent, kan geneigd zijn iets plausibels in te vullen. Dat is op een factuur onacceptabel. Daarom komt een item dat niet in de catalogus staat, erop als “nieuw item?”. En wat het systeem onzeker vond, wordt expliciet gemarkeerd in plaats van gladgestreken.
De planner ziet in het dashboard wat er is ingesproken, welke controlevragen er gesteld zijn en wat de medewerker heeft geantwoord. De originele opname is terug te luisteren zolang de bewaartermijn loopt.
Welke techniek eronder zit
Voor de spraak: Google Gemini, ingesteld op Nederlands en gevoed met de vaktermen van het bedrijf. Voor het uitwerken: Claude van Anthropic, met een vast gegevensschema zodat er altijd losse velden uitkomen en geen vrije tekst. De opnames staan in Nederland en het uitwerken gebeurt in Europa; alleen voor het omzetten van spraak naar tekst bestaat nog geen Europese variant, dus die ene stap gebeurt erbuiten. De privacyverklaring zegt per stap waar het heen gaat.
Opnames worden niet gebruikt om modellen te trainen en verdwijnen automatisch na de bewaartermijn die het bedrijf zelf instelt.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: losse velden in plaats van een lap tekst, met de opname eronder om terug te luisteren.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.