Werkbonnen voor hoveniers

Het rooster tekent hoe lang de ploeg op een klus staat. Twee man een halve dag is een blok van vier uur. De bezetting telt manuren: dezelfde klus kost acht uur van je ploeg. Zo zie je of een week echt vol zit voordat je er nog een klus bij zet.

Vul je geen duur in, dan rekent Fieldkeep met het dagdeel: vier uur voor een ochtend of middag, acht voor een hele dag. Zo’n geschat blok ziet er anders uit dan een vaste afspraak. Een klus zonder ploeg staat apart onder het rooster, zodat je ziet welk werk nog iemand nodig heeft.

Onderhoud loopt uit: een extra beurt aan de haag na een natte juni, een maaironde meer dan begroot. Per keer is het een uur, en op een contract van 40 uur zijn het er aan het eind van het jaar 55. Die 15 uur factureer je dan niet.

Daarom zie je per klant tijdens het plannen hoeveel contracturen er nog over zijn: het contract min wat er al gepland staat. Een ronde met twee man telt dubbel, want het contract gaat over manuren.

Je legt per medewerker de uren per dag vast, bijvoorbeeld 8, 8, 4, 8, 8 met een vrije woensdagmiddag. Dan meldt het rooster op woensdag vier uur ruimte, en geen 7,2 uur zoals bij 36 uur gedeeld door vijf.

Vakantie, ziekte en verlof voer je in bij Afwezigheid, ook voor een deel van de dag. Feestdagen gaan er vanzelf af. Naast de bezetting staan de afwezige uren, zodat je ziet of een volle week vol zit met werk of leeg is door vakantie.

De jaarplanning zet 52 weken naast elkaar. Per week zie je hoeveel uur er gepland staat en hoeveel uur je ploeg beschikbaar heeft. Zo zie je in september al dat er eind oktober nog bijna niets staat, en kun je werk naar voren halen of klanten bellen.

Vanaf welk percentage een week vol heet, stel je zelf in; standaard is dat 85%. Reistijd, regen en uitloop staan niet in de planning, dus een week op 100% is in de praktijk te vol.

Bij weken die voorbij zijn zie je wat er gepland stond naast wat er volgens de bonnen gewerkt is. Zo zie je hoe goed jullie inschatten. Per week staat ook wat voor werk het was: onderhoud, aanleg of iets tussendoor. Een onderhoudsweek op 100% laat geen ruimte voor spoedwerk; een aanlegweek op 100% is gewoon vol gepland.

Een vergeten kettingzaag of zak bindbuis kost een halve ochtend terugrijden. Daarom leg je per soort klus één keer vast wat er mee moet, en zet je die lijst met één klik op een klus. De ploeg vinkt ’s ochtends af wat er in de bus ligt.

De lijst houdt niets tegen: ook zonder alles af te vinken kan de ploeg de bon inspreken en versturen. Gaat de klus naar een andere dag, dan vervallen de vinkjes, want dan wordt de bus opnieuw ingepakt. Zonder bereik blijft een vinkje op de telefoon staan tot er weer verbinding is.

Veel hoveniers plannen nu in een weekblad in Excel: namen in de rijen, dagen in de kolommen. Daar staan geen vakanties, feestdagen of contracturen in. Fieldkeep rekent die wel mee.

Het begin en eind van je werkdag stel je zelf in, bijvoorbeeld 07:15 tot 16:00. Een nieuwe klus begint dan op 07:15. Staat er toch een klus buiten die uren, dan zie je hem gewoon in het rooster.