Werkbonnen voor hoveniers

Het weekbord tekent doorlooptijd: hoe lang de ploeg er staat. Dat blok is even lang bij één man als bij drie. De bezetting rekent manuren, en die loopt wél op met de ploeg. Een planning die die twee door elkaar haalt laat een week halfleeg lijken terwijl iedereen vol zit. Dan zet je er donderdag nog een klus bij die er niet meer bij kan.

Staat de duur van een klus niet ingevuld, dan wordt hij afgeleid uit de tijdsindicatie: een dagdeel is vier uur, een hele dag acht. Zo’n blok ziet er anders uit dan de rest, want een schatting is geen afspraak. En een klus waar nog niemand op staat levert geen blok op en dus ook geen manuren: die staat wel in de agenda, maar kost nog niemand tijd. Hij staat daarom apart onder het raster, want juist dat werk heeft nog iemand nodig.

Onderhoud loopt in rondes, en rondes lopen uit. Een haag die na een natte juni een extra beurt vraagt, een maaironde meer dan begroot, een klant die vraagt of je meteen even. Per keer gaat het om een uur en per keer valt het niemand op. Op een contract van veertig uur waar er vijfenvijftig in gaan, zijn dat vijftien uur die niet gefactureerd worden.

Daarom staat het restant per klant in beeld terwijl je plant: contract min gepland, niet contract min gewerkt. Bij een jaarcontract is de vraag hoeveel er nog de agenda ín moet, niet hoe het tot nu toe gelopen is. Wat er van dat contract afgaat zijn manuren, dus een ronde die je met twee man doet eet er twee keer zo hard aan als dezelfde ronde alleen. Dat verschil toont een weekblad in Excel niet, want daar staat één regel per klus.

36 uur op maandag tot en met vrijdag is niet 7,2 uur per dag. De gewoonste Nederlandse werkweek is 8-8-4-8-8 met een vrije woensdagmiddag. Wie dat platrekent krijgt op woensdag 7,2 uur ruimte gemeld waar er vier zijn, en op dat verschil plan je iemand in die al onderweg naar huis is. Je legt daarom per medewerker de uren per dag vast en niet alleen het weektotaal. Gaat zijn contract later van 36 naar 40, dan schuift die vrije middag niet stilletjes mee naar 4,4 uur: de dagen winnen van het totaal.

Vakantie en ziekte tellen mee, en bij buitenwerk is dat geen detail: je drukste maanden zijn ook de maanden waarin het halve bedrijf weg is. Feestdagen gaan er vanzelf af, met de naam erbij zodat je ziet waarom een week korter is. En naast het bezettingspercentage staan de afwezige uren, want een week op 100% kan twee dingen betekenen: we zitten vol, of er is niemand. Het eerste vraagt om werk verzetten, het tweede om mensen.

52 weken vooruit naast elkaar, met per week wat er gepland staat tegen wat er beschikbaar is. Wat je daarin zoekt is die week eind oktober waar nog bijna niets in staat terwijl de ploeg gewoon doorbetaald wordt. Een volle week ziet iedereen vanzelf, want die meldt zich; een lege week meldt zich niet. Wanneer een week vol genoeg heet stel je zelf in, standaard op 85%. Honderd procent is de verkeerde maatstaf, omdat reistijd, regen en uitloop er niet in zitten.

Achter je staat er iets anders. Over voorbije weken toont de jaarplanning geen bezettingspercentage maar wat er gepland stond naast wat er volgens de bonnen gewerkt is. Een percentage is een planningsinstrument: het beantwoordt “waar kan nog werk bij”, en die vraag bestaat niet meer voor een week die voorbij is. Het zou bovendien een verzonnen getal zijn, want het zou rekenen met de ploeg van vandaag. Het verschil tussen gepland en gewerkt zegt wél iets: hoe goed jullie inschatten.

Per week staat erbij wat voor werk het is: onderhoud, aanleg, of iets wat er tussendoor bij kwam. Dat bepaalt hoe het cijfer leest. Een onderhoudsweek op 100% is een probleem, want die rondes moeten door en er is geen lucht meer voor de storm van volgende week. Een aanlegweek op 100% is gewoon de planning. Staat het soort werk niet ingevuld, dan blijft het leeg in plaats van dat er iets wordt aangenomen: een gekleurd cijfer waarvan je de kleur niet kunt narekenen is erger dan geen kleur.

De controlevragen op de bon gaan over wat er gebruikt is; die vraag stel je achteraf. De inpaklijst gaat over wat er mee moet, en dat is de duurdere van de twee: bosmaaierdraad, kettingzaagolie, boompalen en bindbuis kosten je geen factuurregel maar een halve ochtend terugrijden, of een klus die niet afkomt terwijl er drie man staan. Je legt per klustype één keer vast wat er mee moet en zet die lijst met één klik op een klus; de ploeg vinkt af wat er in de bus ligt.

Die lijst blokkeert niets, niet het inspreken en niet het versturen. Wie ’s ochtends wordt tegengehouden bij het enige scherm dat hij opent, opent dat scherm de dag erna niet meer. Afvinken gebeurt op de klus en niet per persoon, want er gaat één bus. Een vinkje betekent “ligt er nú in”, dus het vervalt zodra de klus naar een andere dag gaat of de hoeveelheid op die regel verandert. Zonder bereik blijft een tik op de telefoon staan tot er weer verbinding is, en niet langer dan een werkdag; wat er daarna terugkomt is de verse lijst, zodat je de collega niet overschrijft die tien minuten eerder bij de bus stond.

Niet uit een functielijst. Ze komen uit de weekbladen in Excel waarmee hoveniersbedrijven nu plannen: rijen met namen, kolommen met dagen, en in de kantlijn wie er parttime werkt: de een drie dagen, de ander anderhalve. Zolang zo’n blad wordt bijgehouden klopt het, en juist daardoor valt op wat er níet in staat: geen vakantie, geen feestdagen, geen contracturen per klant, en geen verschil tussen doorlooptijd en manuren.

Datzelfde soort blad loopt van zeven tot vijf, en die tijden stonden hier een tijdlang vast in het uurraster. Nu staan het begin en het eind van je werkdag in je eigen instellingen. Eén regel daarbij: het venster kan van die instelling alleen ruimer worden, nooit krapper. Begin je om negen uur en staat er tóch een klus vanaf zeven, dan wordt die getekend waar hij is. Een rooster dat over een begintijd liegt is erger dan een kolom die te vroeg begint.