Algemene voorwaarden

1. Wanneer deze voorwaarden gelden

Ze gelden zodra je een account aanmaakt of Fieldkeep gebruikt, en op alle offertes en facturen die daarbij horen. Eigen inkoopvoorwaarden van jouw bedrijf zijn niet van toepassing, tenzij wij die vooraf schriftelijk hebben aanvaard.

Hebben wij met jou een aparte afspraak gemaakt, bijvoorbeeld een pilottarief of een afwijkende looptijd, dan gaat die afspraak vóór op deze voorwaarden, alleen op de punten waar hij iets anders regelt.

2. Het abonnement

Je krijgt toegang tot Fieldkeep zoals het op dat moment werkt: de medewerkersapp om bonnen in te spreken, het plannerdashboard, de PDF's, de exports en het beheer van je eigen catalogus. Er is geen installatie en geen aparte versie; verbeteringen staan er zodra ze klaar zijn, zonder dat je daarvoor betaalt of iets hoeft bij te werken.

Wij mogen onderdelen veranderen of vervangen als het product daar beter van wordt. Verdwijnt er een functie waar jij aantoonbaar op leunt, dan melden we dat minstens dertig dagen vooraf en mag je om die reden opzeggen.

3. Prijs en facturatie

De prijs is € 25 per medewerker per maand, exclusief btw. Je betaalt per medewerker die je op een klus kunt zetten; planners en administratie hebben een gratis account. Er zijn geen opstartkosten.

Wij factureren per maand achteraf, op basis van het gemiddelde aantal medewerkers dat in die maand in je omgeving stond; we tellen elke dag, en delen door het aantal dagen. Gaat er halverwege de maand iemand uit dienst, dan telt die maand voor de helft mee. Betaling binnen veertien dagen. Blijft betaling uit, dan herinneren we je eerst; pas na een tweede herinnering en minstens veertien dagen daarna kunnen we de toegang opschorten. Je gegevens blijven in dat geval gewoon staan en komen terug zodra er betaald is.

Wij mogen de prijs aanpassen met ingang van een nieuwe maand, mits we dat minstens dertig dagen vooraf melden. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

AI-impressies (een sfeerbeeld vanaf een klantfoto) staan standaard uit. Zetten we ze voor jouw omgeving aan, dan spreken we af hoeveel er per kalendermaand in je abonnement zitten. Die bundel kost niets extra en er wordt niets doorbelast: is hij op, dan maakt de app geen impressies meer tot de volgende maand. Je kunt er dus niet ongemerkt overheen gaan. Hoeveel je er deze maand nog hebt staat in je beheerscherm.

4. Duur en opzeggen

Het abonnement loopt per maand en is elke maand opzegbaar, tegen het einde van de lopende maand. Geen jaarcontract, geen opzegtermijn van maanden, geen boete. Opzeggen kan per e-mail aan mike@fieldkeep.nl; wij bevestigen het.

Heb je een pilot- of introductietarief met een afgesproken looptijd, dan geldt die looptijd voor dát tarief. Je kunt ook dan opzeggen, maar het kortingstarief vervalt bij tussentijdse beëindiging.

5. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij doen ons best om Fieldkeep beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid. Dit is een inspanningsverplichting, geen SLA met boetes; die belofte kunnen we op dit moment niet waarmaken, en hem tóch geven zou het papier niet waard zijn.

Wat we wél doen: onderhoud zoveel mogelijk buiten werktijd, storingen zo snel mogelijk verhelpen, en de app zo bouwen dat een storing bij ons het werk op de klus niet stillegt: opnames blijven op het toestel staan en worden verstuurd zodra er weer verbinding is. Heb je een storing, meld hem via “Idee of probleem?” in de app of via mike@fieldkeep.nl. Support loopt op werkdagen en zonder gegarandeerde reactietijd.

6. Jouw gegevens blijven van jou

De bonnen, klanten, uren, foto's en opnames in jouw omgeving zijn van jouw bedrijf. Wij gebruiken ze om de dienst te leveren en voor niets anders: niet om modellen te trainen, niet om ze aan derden te verkopen, niet om er reclame op te richten. Hoe we ze verwerken staat in de verwerkersovereenkomst.

Je kunt er altijd bij: bonnen als PDF, uren en boekhouding als CSV, en conceptfacturen rechtstreeks in Moneybird. Zeg je op, dan heb je dertig dagen om te exporteren wat je wilt bewaren. Daarna verwijderen we je omgeving, inclusief opnames, foto's en handtekeningen. Vraag je eerder om verwijdering, dan doen we dat eerder.

7. Wat de AI wel en niet is

Fieldkeep zet een ingesproken verhaal om in een werkbon met spraakherkenning en een taalmodel. Dat is een hulpmiddel en geen garantie: een getal kan verkeerd verstaan worden, een post kan ontbreken, en een naam kan op de verkeerde catalogusregel landen. Daarom stelt de app controlevragen, markeert hij wat onzeker is, en krijgt de medewerker een bevestigscherm vóór het versturen.

De bon die jij goedkeurt en naar je klant stuurt, is jouw bon. Controleer hem voordat je hem gebruikt om te factureren. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van een fout in een bon die is verstuurd zonder die controle, zoals wij ook niet aansprakelijk zijn voor een typefout in een bon die je met de hand had geschreven.

De originele opname blijft terug te luisteren zolang jouw bewaartermijn loopt, zodat bij twijfel te zien is wat er werkelijk gezegd is.

Impressies en renders zijn nadrukkelijk geen ontwerp, bestek of offerte. Dat geldt voor alle drie: het beeld vanaf een foto, het beeld vanaf de perceeltekening, en de render van een ontwerp dat je zelf hebt gemaakt. Het beeld is door een AI-model gemaakt en kan afwijken van wat er op de plek werkelijk kan: maten kloppen niet noodzakelijk, materialen zijn een suggestie, en het model kan iets tonen wat vergunning of constructieve aanpassing vergt. Laat je een impressie aan je klant zien, dan doe je dat als sfeerbeeld en niet als toezegging; je vertelt erbij dat het een impressie is. Het bestand dat je downloadt draagt die tekst ook zelf. Wij zijn niet aansprakelijk voor verwachtingen die bij jouw klant ontstaan doordat een impressie zonder dat voorbehoud is gedeeld.

De tuinmaat is een berekening uit openbare registers, geen landmeting. De perceelgrens komt uit de Kadastrale Kaart, de gebouwen uit de BAG en het water uit de BGT; wat overblijft noemen wij de buitenruimte. Die getallen zijn narekenbaar en er komt geen AI aan te pas; maar ze zeggen niet hetzelfde als een meting ter plaatse. De kadastrale grens is niet altijd de tuingrens (bij een sloot loopt hij tot het midden van het water), registers lopen achter op de werkelijkheid, en wat jij zelf intekent is zo nauwkeurig als de luchtfoto waarop je het aanwijst. Neem een maat uit Fieldkeep dus niet ongecontroleerd over op een offerte of in een bestelling: controleer hem op de plek zelf. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van een maat die zonder die controle is gebruikt.

8. Wat wij van jou verwachten

• Accounts zijn persoonlijk. Deel geen wachtwoorden, en meld het ons als je denkt dat iemand onbevoegd toegang heeft.
• Zorg dat je medewerkers weten dat hun uren, spraakopnames en de bonnen die ze insturen worden vastgelegd. Jij bent daarvoor als werkgever verantwoordelijk; wij leveren de teksten die je daarbij kunt gebruiken.
• Gebruik Fieldkeep niet voor iets anders dan het vastleggen van je eigen werk, en niet op een manier die de dienst of andere gebruikers schaadt.
• Spreek geen bijzondere persoonsgegevens in (zoals gezondheid) als dat voor de bon niet nodig is.

9. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald, met een minimum van € 500. Voor indirecte schade (gederfde winst, gemiste opdrachten, reputatieschade, verlies van gegevens die je zelf ook elders had kunnen bewaren) zijn wij niet aansprakelijk.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

Een aanspraak vervalt als je hem niet binnen twaalf maanden nadat je de schade ontdekte bij ons hebt gemeld.

10. Overmacht

Bij overmacht zijn wij niets verschuldigd. Daaronder valt in elk geval een storing bij onze leveranciers (hosting, spraakherkenning, AI, e-mail), een grootschalige internetstoring, en overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

11. Wijzigingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging melden we minstens dertig dagen vooraf aan de beheerder van jouw omgeving, met de nieuwe versie erbij. Verslechtert de wijziging jouw positie wezenlijk, dan mag je om die reden opzeggen tegen de ingangsdatum. De versie waarop jij akkoord ging blijft opvraagbaar.

12. Beëindiging door ons

Wij kunnen het abonnement beëindigen met een opzegtermijn van drie maanden, of onmiddellijk als je deze voorwaarden ernstig schendt of na twee herinneringen niet betaalt. Bij beëindiging door ons betalen we vooruitbetaalde bedragen naar rato terug, en geldt dezelfde exporttermijn van dertig dagen als in artikel 6.

13. Geheimhouding

Wat wij van jouw bedrijf zien (klanten, tarieven, werkwijze) houden wij voor ons, ook na afloop van de overeenkomst. Wij noemen jouw bedrijf alleen als klant of referentie als je daar vooraf toestemming voor geeft.

14. Recht en geschillen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar M2H B.V. gevestigd is. Bel of mail eerst; de meeste dingen zijn in één gesprek opgelost, en daarom zit je bij een kleine leverancier.

Vragen over deze voorwaarden? Mail mike@fieldkeep.nl.