Hoe hou je bij of een onderhoudscontract binnen zijn uren blijft?
Door per klant vast te leggen hoeveel uur er in het contract zit en dat af te zetten tegen wat er gepland staat. Het restant is contract min gepland, en niet contract min gewerkt: bij een jaarplanning is de vraag hoeveel er nog de agenda ín moet. Naast dat getal per klant staat de jaarplanning: 52 weken bezetting, met de weken die nog leeg zijn even zichtbaar als de weken die vol zitten.
Waar een contract van 40 uur 55 uur wordt
Onderhoud loopt in rondes en die rondes lopen uit. Een haag die harder groeit, een keer extra maaien in een natte zomer, een klant die vraagt of je meteen even iets meeneemt. Het gaat per keer om een uur en het valt niemand op. Aan het eind van het jaar zit je vijftien uur over het contract, en dat is dan gewoon niet gefactureerd.
Het lastige is dat je het pas achteraf ziet. Daarom staat het restant per klant in beeld terwijl je plant: dit contract is 40 uur, hier staat er 34 ingepland, dus er is nog 6 uur ruimte. Wie er dan alsnog overheen gaat, doet dat met open ogen.
Restant is contract min gepland, niet min gewerkt
Dat verschil lijkt klein en is het niet. “Min gewerkt” vertelt je hoe het tot nu toe gelopen is; “min gepland” vertelt je wat er nog in de agenda moet. Bij een jaarcontract is dat tweede de vraag die je 's ochtends stelt.
De gewerkte uren zijn er ook; ze komen uit de bonnen die de ploeg heeft ingesproken, per medewerker en per klus. Die staan naast de planning, niet in de plaats ervan.
52 weken naast elkaar, en de lege weken zijn het punt
De jaarplanning toont per week hoeveel er gepland staat tegen hoeveel er beschikbaar is. Wat je daarin zoekt is de lege week: die van eind oktober waar nog niets in staat, terwijl je ploeg wel doorbetaald wordt.
Wanneer een week “vol genoeg” heet stel je zelf in, standaard op 85%. Honderd procent is de verkeerde maatstaf: reistijd, regen en uitloop zitten er niet in, en een onderhoudsbedrijf met vaste rondes kan strakker plannen dan een aanlegbedrijf vol verrassingen.
De vrije uren zijn geen schatting
Wie parttime werkt en op welke dagen telt mee, inclusief de gewoonste Nederlandse werkweek van 8-8-4-8-8 met een vrije woensdagmiddag. Reken je dat plat naar 7,2 uur per dag, dan meldt je rooster woensdag ruimte die er niet is, en daar plan je iemand in die al naar huis is.
Vakantie en ziekte tellen ook mee, en dat is voor buitenwerk geen detail: de drukte valt samen met het vakantieseizoen, dus juli en augustus lezen zonder die gegevens als een volle ploeg terwijl het halve bedrijf weg is. Feestdagen gaan er automatisch af, met de naam erbij zodat je ziet waarom een week korter is.
Achteruit staat er iets anders dan vooruit
Een bezettingspercentage is een planningsinstrument: het beantwoordt “waar kan nog werk bij”. Die vraag bestaat niet voor een week die voorbij is. Over voorbije weken staat daarom geen percentage maar wat er werkelijk gewerkt is, uit de bonnen.
Dat is eerlijkheid: de capaciteit van vorig voorjaar is niet te reconstrueren, want er is geen historie van wie er toen hoeveel uur werkte. Een percentage dat met de ploeg van vandaag over een week van toen rekent, is een verzonnen getal. Wat er wél staat is gepland naast gewerkt, en het verschil daartussen zegt hoe goed dit bedrijf inschat.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: losse velden in plaats van een lap tekst, met de opname eronder om terug te luisteren.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.