Meerwerk vastleggen zodat de klant akkoord geeft en het gefactureerd wordt
Leg het vast op het moment dat het wordt afgesproken, met wat er extra gebeurt en wat het kost, en laat de klant het bevestigen voordat je begint. Een mondelinge afspraak kan twee weken later niemand meer plaatsen. In Fieldkeep zet je het meerwerk bij de klus. De klant krijgt een link per mail en geeft met één tik akkoord op precies die tekst; staat hij ernaast, dan tekent hij op de telefoon bij de bon. Geaccordeerd meerwerk komt daarna vanzelf op de conceptfactuur.
Waarom mondelinge afspraken verdampen
De klant komt naar buiten, vraagt of die ene struik er ook uit kan, en dat gebeurt. Twee weken later staat er een post op de factuur die niemand meer kan plaatsen. Die wordt geschrapt, of hij leidt tot een vervelend gesprek.
Op het moment zelf kost vastleggen tien seconden: noemen bij het inspreken, foto erbij, klaar.
Akkoord via een link, ook als de klant niet thuis is
Wil je het rond hebben voordat de ploeg begint, dan stuur je een akkoordverzoek. De klant opent de link, leest wat er extra gebeurt en voor welk bedrag, en tikt op akkoord. De tekst waarop hij ja zei ligt daarna vast, met datum en tijd, en kan niet meer veranderen.
Zonder vast bedrag staat erbij dat de uren op de bon komen. Wie niet reageert, heeft niets geaccordeerd: de link verloopt na dertig dagen, en de lijst laat zien hoe lang een verzoek al ligt. Geaccordeerd meerwerk met een bedrag staat als eigen regel op de conceptfactuur van die klant.
Handtekening van de klant op de klus
Een handtekening op het toestel, direct na afloop, koppelt de afspraak aan het moment en aan wat er feitelijk gedaan is. Die handtekening komt mee in de PDF van de bon.
Is de klant niet aanwezig, dan blijven de foto's en de toelichting bij de bon staan. Een opname is later terug te luisteren; van een gesprek met de assistent staat de tekst erbij.
Foto's zeggen meer dan een regel tekst
Bij “Extra snoeiwerk achterzijde” op een factuur kan de klant vragen wat dat was. Twee foto's, voor en na, beantwoorden dat, en ze kosten tien seconden. Ze horen bij de bon en komen mee in de PDF die de klant krijgt.
Ze helpen ook bij het omgekeerde geval: een klant die achteraf zegt dat er schade is. Een foto van de situatie bij aankomst houdt dat gesprek kort.
Het systeem vraagt zelf naar de gaten
Meerwerk verdwijnt meestal uit haast: de medewerker vertelt over de geplande klus en vergeet de struik erbij te noemen. Daarom wordt het ingesproken verhaal naast de planning van die dag gelegd. Stond er materiaal gereserveerd dat niemand noemde? Is er gesnoeid zonder dat er afvoer in de bon staat?
Daar volgen een paar korte vragen uit terwijl de medewerker nog bij de klus is. De assistent stelt ze hardop in het gesprek en vraagt daar ook naar afspraken met de klant; na een opname staan ze met JA en NEE op het scherm.
Wat de planner ziet, en wat de klant krijgt
Posten die niet in de catalogus staan, komen op de bon als “nieuw item?” in plaats van stilzwijgend te worden toegevoegd. De planner beslist of het een echte post is en onder welke naam, zodat de prijslijst niet volgroeit met varianten van hetzelfde.
De klant krijgt een PDF in de huisstijl van het bedrijf, met wat er gedaan is, hoeveel uur, welk materiaal en welke afvoer, plus de foto's en de handtekening. Die PDF gaat pas de deur uit als de planner de bon heeft goedgekeurd. Versturen is de enige stap in het systeem die je niet kunt terugdraaien, en die zit daarom achter een slot.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: tijden, uren, machines en materiaal als losse velden, klaar om na te kijken.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.