Meerwerk vastleggen zodat het ook gefactureerd wordt
Meerwerk gaat meestal verloren doordat het alleen mondeling is afgesproken. Wie het meteen op de klus vastlegt, ingesproken bij de werkbon met een foto en een handtekening van de klant, heeft bij de factuur geen discussie.
Waarom mondelinge afspraken verdampen
De klant komt naar buiten, vraagt of die ene struik er ook uit kan, en dat gebeurt. Twee weken later staat er een post op de factuur die niemand meer kan plaatsen. Die wordt geschrapt, of hij leidt tot een vervelend gesprek.
Op het moment zelf kost vastleggen tien seconden: noemen bij het inspreken, foto erbij, klaar.
Handtekening van de klant op de klus
Een handtekening op het toestel, direct na afloop, koppelt de afspraak aan het moment en aan wat er feitelijk gedaan is. Die handtekening komt mee in de PDF van de bon.
Is de klant niet aanwezig, dan blijven de foto's en de ingesproken toelichting; de opname zelf is later terug te luisteren.
Foto's zeggen meer dan een regel tekst
“Extra snoeiwerk achterzijde” op een factuur is een bewering. Twee foto's, voor en na, zijn een feit, en ze kosten tien seconden. Ze horen bij de bon en komen mee in de PDF die de klant krijgt.
Ze helpen ook bij het omgekeerde geval: een klant die achteraf zegt dat er schade is. Een foto van de situatie bij aankomst houdt dat gesprek kort.
Het systeem vraagt zelf naar de gaten
Meerwerk verdwijnt meestal uit haast: de medewerker vertelt over de geplande klus en vergeet de struik erbij te noemen. Daarom wordt het ingesproken verhaal naast de planning van die dag gelegd. Stond er materiaal gereserveerd dat niemand noemde? Is er gesnoeid zonder dat er afvoer in de bon staat?
Daar volgen twee tot vier ja/nee-vragen uit, meteen na het inspreken en terwijl de medewerker nog bij de klus is. Een post die daar boven water komt, staat er drie weken later ook nog. Dat is het geld dat anders wegloopt.
Wat de planner ziet, en wat de klant krijgt
Posten die niet in de catalogus staan, komen op de bon als “nieuw item?” in plaats van stilzwijgend te worden toegevoegd. De planner beslist of het een echte post is en onder welke naam, zodat de prijslijst niet volgroeit met varianten van hetzelfde.
De klant krijgt een PDF in de huisstijl van het bedrijf, met wat er gedaan is, hoeveel uur, welk materiaal en welke afvoer, plus de foto's en de handtekening. Die PDF gaat pas de deur uit als de planner de bon heeft goedgekeurd. Versturen is de enige stap in het systeem die je niet kunt terugdraaien, en die zit daarom achter een slot.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: losse velden in plaats van een lap tekst, met de opname eronder om terug te luisteren.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.