Hoe zorg je dat er geen werk vergeten wordt te factureren?
Door de planning naast de bonnen te leggen. Werk raakt op drie plekken zoek: een klus die gedaan is en waar nooit een bon van kwam, een machine of afvoer die niemand op de bon zette, en meerwerk dat alleen mondeling is afgesproken. In Fieldkeep staat elke geplande klus zonder bon in een eigen lijst, vraagt de app na het inspreken naar wat gepland stond en niet genoemd werd, en komt geaccordeerd meerwerk vanzelf op de conceptfactuur.
Klussen zonder bon
De planning weet welke klussen er gisteren gedaan hadden moeten worden. Komt er van een klus geen bon, dan staat hij onder Bonnen in Klussen zonder bon, met de nieuwste bovenaan, en op Vandaag als aandachtspunt. Daar kun je hem navragen bij de ploeg, op kantoor de uren invullen, of aangeven dat er terecht niets komt met de knop “Geen bon nodig”.
Posten die niemand noemde
Het verhaal van de medewerker wordt naast de planning van die dag gelegd. Stond er een versnipperaar gereserveerd die niemand noemde, of is er gesnoeid zonder afvoer, dan komt daar een vraag over terwijl de medewerker nog bij de klus is. Staat er een ingeplande collega niet op de bon, dan ziet de planner dat bij het nakijken.
Wat niet in de catalogus staat, komt op de bon als “nieuw item?” en verdwijnt niet stil. Een post zonder uren of hoeveelheid komt op de factuur als regel zonder prijs, zodat hij opvalt en niet als nul wegvalt.
Meerwerk met akkoord
Meerwerk dat op de klus wordt afgesproken, leg je vast met wat er gebeurt en wat het kost. De klant geeft via een link akkoord, en dat meerwerk staat daarna als eigen regel op de conceptfactuur van die klant.
Van bon naar factuur
Met de Moneybird-koppeling maak je per klant een conceptfactuur met de uren, materialen en afvoer van de periode er al op. Maak je de facturen in Fieldkeep zelf, dan staat elke klus met een binnengekomen bon onder Nog te factureren, met het bedrag erbij. Verandert er na de factuur nog iets aan een bon, dan zegt de facturenpagina dat onder “Veranderd na factuur”.
Waar het toe leidt
Dit staat er bij de planner
Eén keer je verhaal doen op de klus, en dit rolt eruit: tijden, uren, machines en materiaal als losse velden, klaar om na te kijken.
- Werktijd
- 07:10 – 15:40 · 30 min pauze
- Uren per persoon
- Rick 8,0 · Sem 7,5 · Joep 7,0
- Machines
- Versnipperaar 2,0 u · Kraan 1,5 u
- Materialen
- Bindbuis 40 m · Boomschors 3 m³
- Afvoer
- 3,5 m³ groenafval
- Bijzonderheden
- Achtertuin gefreesd, grootste deel van het werk. Haag geknipt aan de kant van de buren, ± 40 meter. Klant tevreden en heeft getekend.
“Vandaag de hele achtertuin gefreesd, plus de haag geknipt aan de kant van de buren…”hele tekstinklappen
Ja, Rick hier. We zijn vanochtend om tien over zeven begonnen bij Jansen aan de Dorpsstraat, met z’n drieën. Eerst de hele achtertuin gefreesd, dat was het meeste werk. Daarna heeft Sem de haag geknipt aan de kant van de buren, een meter of veertig. Joep is halverwege de middag weggegaan, die heeft zeven uur; Sem zeven en een half en ik acht, ik ben tot twintig voor vier gebleven. Pauze hebben we een half uur gehouden. De versnipperaar heeft ongeveer twee uur gedraaid voor al het snoeihout, en de kraan anderhalf uur voor het uitgraven achterin. We hebben veertig meter bindbuis gebruikt bij de nieuwe beplanting, en er is drie kuub boomschors op de borders gegaan. Het groenafval hebben we meegenomen, dat was een kar of drieënhalve kuub. De klant was tevreden en heeft getekend.